会場によってスタイルは異なりますがお打ち合わせは挙式の3〜5ヶ月前から、3〜5回程度行うのが一般的です。 「教えてラボ」では、お客様がゆとりを持って準備を進めるための「4ヶ月間・全4回」のスタイルを標準として解説します。
1. 打ち合わせスケジュールの基本
お打ち合わせのスケジュールは、招待状の発送・返信スケジュールを軸に組み立てます。
・返信回収のデッドライン: ゲストの人数確定と席次表作成のため、挙式1ヶ月前を回収期限と設定します。
・発送時期の目安: 返信までの期間を考慮し、挙式2ヶ月前には招待状を発送します。
2. 衣裳選びの目安
お客様から頻出する「ドレスはいつまでに決めればいい？」というご質問には、「装花のお打ち合わせ時期まで」と明確にお伝えしましょう。衣裳のデザインや色味に合わせて、会場装飾やブーケのコーディネートを決定するためです。 また、美容打ち合わせやヘアメイクリハーサルを適切な時期に行うためにもきちんと衣裳が関わるお打ち合わせなどのスケジュールもお伝えすると良いでしょう。
3. 「先回り」のホスピタリティ
ご成約後から初回のお打ち合わせまでの間、新郎新婦様はご家族やご友人との会話を通じて、さまざまな疑問や不安を抱えていることが多いものです。
・親御様の衣裳・美容 ・ゲストの来館時間 ・スピーチや余興の依頼 ・お車代やゲストの宿泊について など
これらを事前にお客様情報から想定し、先回りしてご案内ができる準備しておくことが、深い信頼関係と安心感を生み出します。
4. 初回打ち合わせ：心に寄り添う接客を
初回のお打ち合わせでは、新郎新婦様の状況は様々です。ご成約時の高揚感から少し落ち着いている方、情報収集の結果迷いが生じている方、あるいはご両家の意向や意見の相違で疲弊している方もいらっしゃいます。
どのような時も、まずは「おめでとうございます」という祝福の言葉と、「これからよろしくお願いします」という誠実な挨拶を大切にしてください。おふたりの心に寄り添い、この人に任せれば大丈夫だと思っていただける、安心感のある接客を目指しましょう。